Kurumsal işte tarih genelde sabittir, mekan değil. Lansman, bayi toplantısı, yılbaşı partisi, açılış ve ekip günü — İstanbul’da şirket organizasyonlarını tek noktadan kuruyoruz. Mekan, teknik kurulum, ikram ve kayıt bizde; kurum tarafında tek bir muhatap oluyor.
Mekan seçimi katılımcının nereden geldiğine bağlı. Ağırlık tek yakadaysa mekan o tarafta kalıyor; iki yakaya dağılmışsa merkezi bir nokta seçip toplanma yerlerinden servis kaldırıyoruz. Şehir dışından uçakla gelen katılımcı varsa İstanbul Havalimanı ya da Sabiha Gökçen’e yakınlık ilk kriter oluyor.
Program akışını gerçek saatlerle kuruyoruz. Sabah dokuzda başlayacak bir toplantı için servis saatinin trafiğe göre hesaplanması gerekiyor; kayıt masası, açılış konuşması, ara ve yemek dakikalı bir tabloya yazılıyor. Bu tablo etkinlik günü sahadaki sorumlunun elinde duruyor.
Teknik kurulum bir gün önce yapılıyor. Sahne, ses, projeksiyon veya LED ekran, mikrofon ve sunum provası akşamdan tamamlanıyor. Salonun tavan yüksekliği ve yük asansörü ekipman listesini doğrudan belirlediği için keşfi önceden yapıyoruz.
Teras ve açık alan etkinliklerinde iki başlık öne çıkıyor: yükseklikte rüzgar sahil seviyesinden sert eser, sahne ve pankart bağlantıları buna göre kurulur; gece ses için saat sınırı vardır, program ona göre biter. Yağmur ihtimaline karşı kapalı bir alternatif hep rezerve ediliyor.
Lansman ve açılışlarda davetli akışı ayrı planlanıyor. Karşılama masası, yaka kartı, marka görselleri ve basın için ayrılmış alan önceden yerleşiyor. İçerik çekimi de aynı akışın parçası; hangi anın çekileceği listeye yazılıyor.
Etkinliğin fotoğrafı ve videosu kurum içi paylaşıma ve sosyal medyaya ayrı formatlarda teslim ediliyor. Drone gerekiyorsa izin süreci bizde: 500 gram üzeri cihazlar SHGM kaydına tabi, Boğaz hattı ve Tarihi Yarımada gibi bölgelerde uçuş önceden izne bağlı.
Teklifi kalem kalem veriyoruz; kapsam, tarih ve ödeme planı yazılı hale geliyor, fatura şirket adına düzenleniyor. Bütçe onayı gereken kurumlarda bu tablo genelde işi hızlandırıyor.
Etkinliğin amacı, katılımcı sayısı, tarih ve bütçe aralığı. Katılımcıların hangi yakadan geldiğini de burada soruyoruz.
Mekan seçenekleri, program taslağı ve maliyet kalemleri yazılı geliyor. Kapsam sözleşmeye bağlanıyor.
Teknik kurulum bir gün önce. Ses ve sunum provası yapılıyor, hava için ikinci plan hazırlanıyor.
Sahada bir sorumlu akışı dakikası dakikasına takip ediyor. Fotoğraf ve video sonrasında teslim ediliyor.
Çoğunluğun çıkış noktasına ve etkinliğin saatine göre. Katılımcı ağırlığı tek yakadaysa mekan o tarafta kalıyor; dağılmışsa merkezi bir nokta seçip toplanma yerlerinden servis kaldırıyoruz. Şehir dışından uçakla gelen katılımcı varsa havalimanına yakınlık ilk kriter oluyor.
Nisan-Ekim arası rahat. İki noktaya dikkat ediyoruz: yükseklikte rüzgar sahil seviyesinden sert eser, sahne ve pankart bağlantıları buna göre kuruluyor. Gece müzik ve ses için saat sınırı var, programı ona göre bitiriyoruz. Yağmur ihtimaline karşı kapalı alternatif her zaman rezerve ediliyor.
Yapıyoruz, ama İstanbul’da drone uçurmak plan işi. 500 gram üzeri cihazlar SHGM kayıt sisteminde olmak zorunda; Boğaz hattı, köprüler ve Tarihi Yarımada uçuşa kapalı bölge sayılıyor ve önceden izin gerekiyor. Mekan bu bölgelerdeyse başvuruyu tarih kesinleşince yapıyor, izin çıkmazsa yer çekimiyle ilerliyoruz.
Ekip içi bir etkinlik için üç-dört hafta yetiyor. Lansman, bayi toplantısı ve açılış gibi davetli listesi olan işlerde altı-sekiz hafta rahat çalıştırıyor: mekan, teknik ekipman ve davet süreci aynı anda yürüyor. Yılbaşı dönemi ayrı; salonlar yaz sonunda tutuluyor.